La gestion d’un vestiaire lors d’un événement nécessite une organisation rigoureuse afin d’assurer un service fluide et efficace aux visiteurs. Pour anticiper au mieux cette mission, il est essentiel de prendre en compte certains éléments en amont, comme le nombre de visiteurs attendus afin d’adapter le matériel nécessaire, notamment les cintres et les portants. La météo prévue est également un facteur clé, car en cas de pluie, un plus grand nombre de vestes et accessoires seront déposés, nécessitant ainsi une préparation accrue.
Le matériel indispensable pour une bonne gestion du vestiaire comprend des carnets de tickets comportant 50 tickets détachables, du scotch, des feuilles prédécoupées, un marqueur et des portants adaptés au nombre de cintres prévus. Chaque vêtement et accessoire confié doit être identifié de manière méthodique pour garantir un retour rapide et efficace aux visiteurs.
L’organisation du vestiaire repose sur un processus en quatre étapes. Tout d’abord, chaque vêtement est accroché à un cintre sur lequel est fixé le premier coupon numéroté. Le deuxième coupon est remis au visiteur pour qu’il puisse récupérer ses affaires à la fin de l’événement. Un troisième coupon est attaché aux accessoires tels que sacs et parapluies, qui sont placés sous le cintre correspondant. Enfin, la série de numéros est inscrite sur une feuille bien visible, apposée sur le portant, afin d’accélérer la restitution des affaires.
Au-delà de l’organisation matérielle, adopter le bon comportement est primordial pour garantir une gestion optimale du vestiaire. Il est important de toujours faire face aux visiteurs lors de l’accueil, d’éviter de leur tourner le dos et de maintenir un espace de travail ordonné en rangeant les cintres numérotés dans l’ordre chronologique et dans le même sens. Pour éviter que les vêtements ne tombent, le bouton du haut doit être fermé sur chaque manteau.
Le vestiaire étant un poste de travail essentiel, il est impératif de ne pas le quitter sans raison valable et d’anticiper les contraintes physiques de la mission en ayant sur soi une paire de chaussures adaptées et une bouteille d’eau. Pour fluidifier l’accès, une chaîne d’hôtesses peut être mise en place : l’une accueille le visiteur et réceptionne son vêtement, la seconde le place sur le portant. Lorsque le moment de quitter son poste approche, il convient d’avertir les visiteurs 15 minutes à l’avance afin qu’ils puissent récupérer leurs affaires dans les meilleures conditions. Enfin, le rangement du matériel en fin de mission assure une bonne organisation pour les événements suivants.
